Die Funktionalität und der Erfolg eines Unternehmens hat nicht nur etwas mit einem überragenden Produkt zu tun, sondern auch mit der Effizienz, in der das Unternehmen agiert. Gut abgestimmte Prozesse in der Herstellung und in der Logistik sind die Voraussetzung für das Gelingen. Doch nicht immer läuft alles so rund, wie sich das die Chefetage gern wünscht. Es gilt, die kleinen Macken und Steine, die die laufende Maschinerie zum Stocken bringen, aufzudecken und zu eliminieren.
Japanisches Vorbild: Die Kaizen-Methode
Es gibt einige unterschiedliche Ansätze, die Verbesserung von Prozessen in einem Unternehmen voranzutreiben. Die japanische Kaizen-Methode lässt sich sehr gut bei Unternehmen einsetzen. Doch auch im privaten Bereich sind die Ansätze interessant und recht schnell umzusetzen.
Übersetzt bedeutet die Kaizen-Methode in etwa „Kontinuierliche Verbesserung”. Die Philosophie dieses Konzepts basiert darauf, dass mit vielen kleinen Schritten eine Veränderung zum Besseren erzeugt wird. Dabei sollte kontinuierlich, sprich täglich eine kleine Veränderung im Unternehmen durchgeführt werden.
Oberstes Gebot ist die Kundenzufriedenheit, außerdem ist eine exzellente Qualität unverzichtbar. Um die Qualität kontinuierlich aufrechtzuerhalten, werden bestimmte Indikatoren für das Messverfahren genutzt. Diese Qualitätsindikatoren werden ständig überwacht. Das Konzept steht ein wenig im Gegensatz zu den klassischen Systemen, die vornehmlich auf das Ergebnis ausgerichtet sind, anstatt auf die Verbesserung der Prozesse.
Werden Veränderungen als gut erachtet, können diese dann in die reguläre Prozessstruktur des Unternehmens aufgenommen und standardisiert werden.
Weitere klassische und agile Methoden für schlanke Prozesse im Unternehmen
Kaizen gehört wie Lean Management, Qualitätsmanagement nach ISO 9001 mit PDCA oder Six Sigma zu den klassischen Methoden, die Veränderungen und Qualität in ein Unternehmen bringen. Dem Gegenüber stehen die agilen Konzepte wie Open Space, Retrospektive und Review. Der größte Unterschied zwischen den klassischen und den agilen Konzepten liegt in der Dominanz der Hierarchie. Bei den agilen Methoden werden Veränderung und Verbesserungen unabhängig von der firmeninternen Hierarchie durchgeführt. Jedoch stehen bei allen Konzepten bestimmte Ziele im Fokus, die vor einer gezielten Prozessoptimierung bestimmt werden sollten.
Mögliche Ziele einer Prozessoptimierung
Die Prozessoptimierung hat unterschiedliche Ziele wie die Kostenreduktion bei Rohstoffen und beim Personal. Die Qualität der Produkte soll verbessert und die Herstellungs- oder Logistikprozesse beschleunigt werden.
Weitere Ansätze für die tägliche Verbesserung liegen in der Optimierung der Mitarbeiterverwaltung inklusive der Reduktion des Papierkrams. Ordnersysteme können digital verwaltet werden. Stationär oder über die Cloud werden Software-Lösungen angeboten, die das lange Suchen nach dem richtigen Dokument reduzieren.
Im gleichen Atemzug kann die Verbesserung der firmeninternen Kommunikation und der Arbeitsbedingungen genannt werden. Das sind einige der wichtigsten Punkte, die als Zielvorgaben gesetzt werden können.
5 Schritte, um Prozesse zu verbessern
Egal für welchen Bereich Sie sich bei den Verbesserungsvorschlägen entscheiden. Die folgenden Schritte werden Sie immer wieder durchlaufen.
● Analyse: Risiken aufdecken und gegenwirken
Die passende Analyse des Status quo sollte bei jeder Verbesserungsinitiative als erster Punkt abgearbeitet werden. Holpersteine und Risiken werden aufgedeckt und können frühzeitig verändert werden, damit sie keinen oder nur einen geringen Einfluss auf die Prozesskette haben. Dabei sollten Sie das Risiko scharf umreißen. Sie müssen dann entscheiden, ob das Risiko akzeptiert wird, ob Vorkehrungen getroffen werden und welche Maßnahmen getroffen werden, um die Auswirkungen zu reduzieren.
● Verantwortlichkeiten festlegen
Jeder der Mitarbeiter sollte wissen, welche Verantwortlichkeiten er innehat. Dies ist vor allem bei den klassisch strukturierten Unternehmen wichtig. Vor allem die Person, die die eigentliche Arbeit übernimmt und diejenige, die dafür die Verantwortung übernimmt, sollte vor dem Start von Veränderungen festgelegt werden.
● Schnittstellen reduzieren und eliminieren
Ein Schwerpunkt bei allen Verbesserungsbestrebungen ist die Reduktion der vielen unterschiedlichen Schnittstellen. Automatisierung und Vereinfachung sind Stichworte. So können in der Verwaltung Programme eingesetzt werden, die die Arbeitszeit reduzieren. Dokumente können schneller und einfacher zwischen den Abteilungen verschickt werden. Idealerweise wird ein Programm genutzt, das verschiedene Daten konvertieren und für alle zugänglich machen kann. Sehen Sie sich die komplette Liste der Werkzeuge hier an, die beispielsweise bei Acrobat genutzt werden. PDFs werden aus verschiedenen Programmen erstellt. Hier können Sie komprimiert und mit Zugriffsrechten versehen werden.
Ein zweiter Punkt ist die Reduktion der Mitarbeiter, die an einem Dokument arbeiten. Idealerweise sollte ein Mitarbeiter eine Kundenanfrage so umfassend wie möglich bearbeiten. Auf diese Weise muss beispielsweise eine Bestellung nicht von 2 oder 3 Mitarbeitern bearbeitet werden, was mit einer Zeitverzögerung einhergeht. Vielmehr kann ein Mitarbeiter durchgängig an einem Projekt arbeiten, was im Endeffekt zeitsparender ist.
Die Arbeitsabläufe sollten genau untersucht werden, um die Abschnitte zu finden, die nicht optimal organisiert sind und deren Existenz nur darauf begründet ist, weil es immer schon so gemacht wurde.
● Automatisierung und moderne IT-Prozesse
Mit der Automatisierung haben Unternehmen die Chance, viele Prozesse zu beschleunigen und damit Verbesserungen zu erreichen. Mit den richtigen IT-Systemen und Programmen können Mehrfacharbeiten reduziert werden.
So ist es im Vertrieb üblich, Kundendaten in einem Programm abzuspeichern und Bestellungen über ein System, das mit der Logistik verbunden ist, zu tätigen.
Hier müssen Kundeninformationen von A nach B kopiert werden. Daten können falsch eingegeben werden oder verloren gehen. Dieses Problem kann beispielsweise mit einer Allround-Lösung behoben werden, bei der verschiedene Abteilungen auf die Informationen der Kunden zugreifen können.
Die Marketingabteilung kann die letzten Bestellungen genauso einsehen wie der Vertrieb und die Warenwirtschaft. Personalisierte Werbeaktionen können schneller und gezielter umgesetzt werden etc. Die Fülle an Vorteilen, die mit automatischen und bereichsübergreifenden Software-Lösungen einhergeht, sind vielfältig.
● Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten unter die Lupe nehmen
Die Ermittlung der Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten bedarf ein wenig Recherche. Haben Sie erst einmal einen kompletten Prozess in die einzelnen Abschnitte aufgeteilt, ist es viel leichter, Punkte für Verbesserungen zu finden.
Nehmen wir ein einfaches Bestellverfahren auf einer Website, dann startet die Durchlaufzeit mit dem Eingang der Bestell-E-Mail des Kunden. Jeder Mitarbeiter gibt an, wie lange er für seinen Tätigkeitsbereich benötigt. Bei einer Bestellung könnte dies so aussehen:
Eingang der Bestellung / Bearbeitung der Bestellung / Weiterleitung an den Versand / einpacken und versenden der Ware / Rechnung stellen und versenden
Dieser Ablauf benötigt in seiner Essenz nur einige wenige Stunden. Stellen Sie jedoch fest, dass die Durchlaufzeit bei 3 bis 4 Tagen liegt, bevor die Bestellung versendet wird, handelt es sich um einen sehr ineffizienten Prozess. Hier gibt es viel Potenzial für Optimierungen, die sich in schnelleren Lieferzeiten und folglich einer höheren Kundenzufriedenheit niederschlagen.
Mit einigen wenigen Tipps und Verbesserungsvorschlägen können viele Prozesse optimiert werden. Dies führt zu einer höheren Effizienz, die mit einer gesteigerten Kundenzufriedenheit, einem entspannten Arbeitsklima und sinkenden Kosten verbunden ist. Viele Gründe, um noch heute mit der Analyse zu beginnen.
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